行政書士の仕事として各官公署や各種契約書などを作成していますが、このような書類作成業務に携わっていなくても一般的に「原本、正本、副本」といったことばを聞くことは多いと思います。
しかし言葉としては聞くことがあるものの、それぞれの違いについてあいまいな方も多いのではないでしょうか?
今回は「原本」「正本」「副本」の違いについて解説していきます。
原本とは
原本とは、”作成者が一定の事項を表示するため確定的なものとしてつくった文書”のことを指しておりその他の謄本/抄本や正本/副本の元となる文書をいいます。(例:手形原本 (手形法) ,判決原本 (民事訴訟法) ,公正証書原本 (公証人法) など)
従って、”作成者が作成したオリジナルの文書そのもの”となり、手書きでもパソコンの各種ソフトで作成、または印刷したものでも作成方法に関わらずオリジナルであれば原本という位置づけになります。
正本とは
正本とは、”原本に対して対外的に権限を持つ者(各官公署、会社であれば取締役など)が特に正本として作成したもの”をいい謄本の一種とされていますので、原本と同じ効力を持ちます。例として裁判での判決による執行文の付与、判決送達などでは正本が使用されます。
特に官公署で正本が用いられるのは原本は該当の官公署が保有しており、その同一内容のものを”正本”として提供してもらう形になるため謄本の一種という位置づけになります。
実務上では官公署へ許認可申請等で提出する書類のことも「正本(申請書正本)、副本(申請書副本)」と呼ばれていますし通用しますので、少なくとも申請などの面については原本と正本の用語を区別しなくとも問題はなさそうです。
副本とは
副本とは、”正本と同じ内容のもの”を複数作成する場合に用いられることがほとんどのため正本と対になっていることがほとんどです。厳密には正本は原本を元に作成しているのに対し、副本は正本を元に作成されるため正本のように謄本の一種という位置づけとは異なることになります。
実務上で官公署へ申請書などを提出する際は、正本として作成した書類を丸ごとコピーしたものを副本として提出することが多くの場合に可能です。
なお一般的には正本を提出し副本を控えとして受領しますが、まれに副本も戻ってこない場合があります(複数部の提出要を正本/副本が必要の標記しており窓口の官公署で副本、本来の提出先の上級庁へ正本を提出など)ので、事前確認若しくは余分に準備しておいても良いかもしれません。
申請先で補正・訂正が必要な場合
官公署への許認可の申請時等は正本及び副本を提出する際に軽微なものであればその場で補正・訂正を求められることがあります。この場合は”正本”及び”副本”のすべてについて同じ訂正を行鵜必要があります。これは正本と副本を同一内容が前提のためです。
副本の印鑑の取扱い
許認可申請書類や契約書などは一般的にどこかしらに印鑑を押印する箇所があると思いますが、この書類に直接 朱肉を用いて印鑑を押したものを正本とします。
副本は完成した正本をコピーしたものを提出することができますが、もしかすると印鑑の取扱いとして押印コピーが副本として認められるかが気になるのではないでしょうか?
許認可申請での経験上としては、ほとんどの場合に実印や代表者印を押印済みの正本をコピーしたものを副本として提出可能です(押印コピーOK)。
ただし申請内容によることが先ず大きく、都道府県単位の方針や管轄の官公署(担当者)によっては難色を示されることもあり得るのが実情です。
このため事前に電話等で管轄の官公署に確認しておくことが良いでしょうし、正本及び副本へも朱肉での押印して貰っておくことが最も安全でしょう。
まとめ
- 「原本」とは、作成者が作ったオリジナルの書類等。
- 「正本」とは、原本の謄本の一種であり”原本”と同じ効力を持つ書類等。
- 「副本」とは、正本の写しであり各種申請などでは”正本をコピー”したものでほとんどの場合で可。
- 申請時に副本への印鑑は正本への押印したもののコピー(=副本の印鑑はコピー)で受付してもらえることが多いが、内容や各官公署や都道府県単位での方針により取扱いが異なる場合があるため副本へも朱肉で押印したものを用いた方が良い。
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